Etkili Ve Okunur E-Posta Nasıl Yazılır?

Etkili Ve Okunur E-Posta Nasıl Yazılır?

Bütün gününüzü "gelen kutusu" ile boğuşarak mı geçiriyorsunuz?

Gönderdiğiniz e-postanın karşı tarafın ilgisini çekmesi için ne yapmanız gerektiğini biliyor musunuz? A'dan Z'ye e-posta rehberi bu yazıda...

Gönderilmiş bir e-postayı durdurması için hiç IT'den yardım istediniz mi? Ya da bütün bir sabahı "Gelen" kutusuyla boğuşarak mı geçirdiniz? Bunlar olduysa bir "e-posta takviye kursu"na ihtiyacınız var demektir.

Tüm dünyaya e-posta ile bağlandığımız bir çağda yaşıyoruz. BlackBerry taşıyan profesyoneller her yerde karşımıza çıkıyor. e-posta ile iletişimin yazılı (ve yazılı olmayan) kuralarına uymak çok önem taşıyor.

Sıkıntılı anlar yaşamamanız için size bu kontrol listesini dikkate almanızı öneriyoruz.

E-posta için uygun mu?

E-postanın hızı ve etkinliği, elbette fakstan üstündür. Ancak her zaman mesajınızı yollamanın en iyi yolu olmayabilir. Sorular ve açıklamalarla dolu bir gönderi yapmanız gerekebilir. Böyle durumlarda telefonla görüşme ya da yüz yüze sohbet (kameralı chat) daha iyi bir yol olabilir. Anlatmak istediğiniz şeyi kısa ve öz bir şekilde anlatın, zaman israf etmeyin, böylece herkesin "enerji tasarrufu" yapmasını sağlayın. Standart bedenler nasıl her bedene uymazsa, her e-posta göndermeniz ve zaman harcamanız gereken e-posta da değildir.

Kitle iletişimine uygun mu?

Düşünmeden gösterilen "Reply All" (Tümünü Yanıtla) sekmesine karşı dikkatli olun. Dağıtım listesi ve CC'ler içinde tarama yapmaya zaman ayırın. Biraz dikkat göstererek, ilgisiz kişileri gereksiz bilgi bombardımanına tutmamış olacaksınız. Liste içeriğinin düşük tutulması gizliliği de korur. Müşterileriniz, kişisel e-postalarının üçüncü kişilere yollanmasından hoşlanmaz. BCC yapmanız tüm tarafların korunmasını sağlar. Son olarak, "To" (Alıcı) satırını bir silah olarak kullanmayın. Geç saatlere kadar çalıştığınızı göstermek için patronunuzun e-posta adresini CC satırına yazmayın.

Konu satırını renklendirin

Kırk karakter ve birkaç saniye... Aşırı dolu bir "Gelen" kutusu içinde dikkati çekmek istiyorsanız bu ikisine ihtiyacınız var. Günlük insan-mesaj savaşında, ilginç bir konu satırı e-postanızı farklılaştırır ve hayatta kalmasını sağlar. e-postalarınızın mesaj kalabalığında kaybolup gitmeyeceğinden nasıl emin oluyorsunuz? Bunun için "ACİL! ŞİMDİ OKUYUN!" gibi cümleler eklemeniz işe yaramaz. Basit bir yorum ya da eylem ile doğrudan sonuca gidin. Daha da iyisi, e-postanın mesajını konu satırında verebiliyorsanız, böyle yapın!

Mesajınızı kısa ve öz tutun

E-postanız kısa olmalıdır. Edebiyat parçalamaya kalkmayın. Kesin, basit bir dil, okuyucunuza ilgili bilginin özünü alma ve bunu tarama konforunu sağlar. Ayrıca, mesaj ne kadar kısaysa bunun hemen yanıtlanma olasılığı o kadar yüksek olur. 10 satırlık bir metin bloğu yerine madde imleri ve beyaz boşluk parçaları gözler için daha kolaydır, mesajınızı düzenlemenize yardımcı olur. Son olarak (ya da ilk olarak), okuyucunuzu giriş satırı ile avlayın ve bu satırın mesajın özünü oluşturduğundan emin olun.